Wyposażenie biura rachunkowego może się wydawać czymś prostym, ale uzyskanie minimum funkcjonalności będzie tutaj osiągnięciem daleko niesatysfakcjonującym. Otoczenie pracy ma bowiem bezpośredni wpływ zarówno na tempo pracy, jak i na jej jakość. Okazuje się, że posiadający średnie kwalifikacje i umiarkowanie zmotywowany pracownik może być zdecydowanie bardziej produktywny od kogoś z kwalifikacjami znakomitymi i równie wspaniałą motywacją do pracy, jeśli tylko będzie miał lepsze warunki do wykonywania swojego zawodu.
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Traktowane zazwyczaj po macoszemu kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy w warunkach biurowych to coś, na co osoba zarządzająca biurem musi koniecznie zwracać uwagę. Bezpieczeństwo i higiena pracy to bowiem nie tylko elementy związane z bezpośrednim zagrożeniem dla pracownika rozumianym jako upadek z wysokości lub chociażby porażenie prądem elektrycznym. Można założyć, że niezależnie od wybranych mebli, coś takiego raczej pracownikowi biurowemu zagrażać nie będzie.
Realnym problemem będą jak najbardziej jednak kwestie związane z nieprawidłową pozycją ciała w czasie pracy, czy brakiem podparcia dla ramion, kiedy pracownik pisze na klawiaturze komputera. Ogromne znaczenie ma tutaj również właściwe ustawienie monitora względem pracownika, gdyż nieprawidłowości w tej kwestii spowodują, że pracownik będzie krzywo ustawiał głowę, a to po kilku godzinach będzie skutkowały znużeniem. Znużenie to z kolei drastyczne ograniczenie wydajności pracy i samopoczucia pracownika. Wiecznie znużony pracownik nie będzie pracownikiem zadowolonym. W sposób oczywisty niezbędne staje się dobranie odpowiedniego biurka i fotela, dopasowanych do potrzeb pracownika. Nie muszą być zaawansowane technologicznie czy złożone. Czasami opłaca się prostota. Ważne, by realizowały podstawowe zadania.
Organizacja pracy
W biurach rachunkowych ogromne znaczenie ma odpowiednia organizacja pracy. Jest to związane z faktem, że kreatywność ma tutaj zdecydowanie mniejsze znaczenie niż dokładność oraz solidność. Nie da się ukryć, że większość pracy jest w biurze rachunkowym niespecjalne ekscytująca, ale musi zostać wykonana w sposób szybki, sprawny absolutnie bezbłędny. Dla odpowiedniej realizacji wszystkich zadań niezbędne są meble, które będą promowały dobrą organizację dokumentów. Przykładem mogą być tutaj regały na dokumenty https://meble-bik.pl/pol_m_meble_regaly-155.html, które koniecznie powinny znaleźć się w firmach usługowych, w szczególności biurach zajmujących się księgowością.
Opcjonalnie, aby lepiej zabezpieczyć dokumenty, można zastosować specjalne szafy, z dodatkowymi zabezpieczeniami, aczkolwiek w dobie przechowywania najważniejszych dokumentów w postaci elektronicznej nie jest to niezbędne akcesorium.
W dzisiejszych czasach w coraz większym stopniu dochodzi do cyfryzacji pracy, ale cały czas trzeba być przygotowanym do pracy z ogromną liczba dokumentów. Wszelkiego rodzaju szafy, półki i regały, które będą promowały odpowiednią organizację i przejrzystość takiej organizacji, stają się z miejsca bardzo ważne. Jest to istotne nie tylko ze względu na minimalizację jakichkolwiek ryzyk związanych z popełnieniem błędów, ale także ma znaczenie na wygodę pracy i ograniczanie stresu związanego z tym, że czegoś nie ma tam, gdzie powinno być.
Dostępność
Czynnikiem pochodnym powyższych kwestii jest wymóg dostępności materiałów, z którymi się pracuje. Można to uzyskać dzięki odpowiednio dobranym meblom z właściwie skrojoną funkcjonalnością. Znakomitym przykładem takich mebli są małe komody na kółkach, którymi można podjechać do miejsca pracy. Kiedy są niepotrzebne, wjeżdża się nimi pod biurko i stanowią standardowy element takiego biurka, często nawet nie informując na pierwszy rzut oka o tym, że posiadają dodatkową funkcjonalność.
Ważnym elementem dostępności jest także możliwość dostania się do różnych elementów wyposażenia biura bez konieczności wstawania z fotela. Chociaż może się to wydawać zabawne, prosta czynność wstawania z fotela i siadania na nim ponownie nie tylko zabiera czas i powoduje zmęczenie, ale jest też wrogiem produktywności. Możliwość podjechania na fotelu na kółkach w biurze rachunkowym do komody czy szafy z dokumentami, bądź nawet do kserokopiarki po odbiór wydruków, znacząco przyspiesza pracę.
Nie należy tego lekceważyć i dobrym podejściem jest zapewnienie możliwości takiego właśnie przemieszczania się. Tym bardziej, że pracownicy, którzy mogą do siebie nawzajem podjechać w miejscu pracy, będą bardzo z takiego rozwiązania zadowoleni.